Pokud jako vedoucí předložíme svému týmu jakékoli hotové řešení - byť by bylo sebelepší - pravděpodobně se setkáme s reakcemi typu "Ano, ale ..." Lidé mají přirozenou tendenci kritizovat a zpochybňovat jakákoli řešení nebo rozhodnutí, na kterých se nemohli sami podílet a byli pouze postaveni před hotovou věc.

Pokud tedy chceme, aby tým nějaké řešení přijal za své, potřebujeme lidi zapojit do procesu jeho tvorby. Potřebujeme, aby lidé sami vygenerovali nápady a náměty, jak danou věc řešit, a aby poté došli ke shodě, který způsob řešení se bude realizovat.

Jak tedy získat nápady od členů týmu? Jak podpořit jejich kreativitu?

Kreativní rozcvička

Ještě před zahájením vlastní práce na tématu můžeme na rozehřátí zařadit nějakou kreativní rozcvičku - aktivitu, při které mají účastníci facilitovaného setkání něco společně vytvořit nebo vymyslet. Možností je spoustu a fantazii facilitátora se meze nekladou. Účastníci mohou například:

• vytvořit společnou kresbu na určité téma - každý účastník má fix jiné barvy a během kresby se spolu nesmějí verbálně domlouvat,
• vymyslet co nejvíc netradičních využití nějakého běžného předmětu, například tužky nebo kolíčku na prádlo,
• sestavit společně co nejdelší příběh, ve kterém všechna slova začínají stejným písmenem ...

Kreativní rozcvičku můžeme pojmout i jako soutěž mezi několika skupinkami účastníků.

Úvodní otázka

Při vlastní práci na daném tématu potřebujeme ke spuštění kreativního procesu položit týmu dobře zformulovanou úvodní otázku. Otázka spouští v našem mozku automaticky proces hledání odpovědí, je "nedokončeným tvarem", který má náš mozek tendenci dokončit. Úvodní otázka by měla být:

• jasná a srozumitelná,
• stručná,
• otevřená a 
• pozitivně formulovaná.

Pokud máme zpracovaný program facilitovaného setkání, potřebujeme každý bod programu přeformulovat jako otázku. Pokud je bodem programu např. "Současné fungování procesu nákupu v naší společnosti", otázky mohou znít třeba:

• Jak funguje proces nákupu dnes?
• Jaké jsou jeho silné a slabé stránky?
• Co nám na něm vyhovuje?
• Co nám na něm nevyhovuje a proč?
• Jak by bylo možné tento proces vylepšit?

Když položíme týmu otázku, potřebujeme také určit formu a způsob, jak mají účastníci pracovat, a jak mají své nápady a výstupy zaznamenávat.

Formy práce

Co se týče forem práce, můžeme si vybrat některý z těchto způsobů:

Celá skupina

O položené otázce diskutuje celá skupina, všichni členové skupiny říkají své návrhy. Facilitátor povzbuzuje diskusi a zapisuje návrhy nebo odpovědi účastníků. Diskuse celé skupiny může probíhat jako:

• Volná diskuse - může mluvit kdokoli, účastníci se střídají spontánně. Dostávají slovo v náhodném pořadí, podle toho, kdo se přihlásí. Rizikem volné diskuse je, že introvertnější účastníci se někdy nedostanou ke slovu, lidé si mohou začít skákat do řeči nebo vzájemně kritizovat své návrhy.
• Brainstorming - jde o řízenou diskusi, pro kterou jsou předem dohodnutá jasná pravidla. Je určený zapisovatel, zaznamenávají se všechny vyřčené nápady a v první fázi je zakázáno nápady jakkoli hodnotit.
• Kolečko - účastníci mluví postupně jeden po druhém, každý řekne jeden návrh, facilitátor ho zaznamená a pokračuje další. Kolečko se opakuje tak dlouho, dokud skupina generuje nějaké nápady. Tato technika zaručuje, že se každý člen skupiny vyjádří.

Malé skupinky

O položené otázce diskutují účastníci v rozdělených menších skupinkách, např. o 3 - 5 členech. Každá skupinka dá v určeném časovém limitu dohromady svoje návrhy, poté si skupinky navzájem prezentují své výstupy. Pokud tuto techniku používáme opakovaně, můžeme složení skupinek obměňovat.

Dvojice

Diskuse probíhá nejdříve ve dvojicích - takové uspořádání umožňuje intenzivnější interakci mezi účastníky. Dvojice můžeme poté sloučit do čtveřic, osmic atd., až se dostaneme opět k celé skupině.

Jednotlivci

Někdy je efektivní, když dáme účastníkům čas, aby si dané téma či otázku zpracovali nejdříve individuálně a sepsali si svoje návrhy každý sám za sebe. Samostatné zpracování dává účastníkům čas k hlubšímu zamyšlení. Poté následuje diskuse v menších skupinkách nebo v celé skupině.

Fishbowl

Technika "fishbowl" je vhodná pro větší skupiny. Spočívá v tom, že všichni účastníci sedí nebo stojí ve velkém kruhu. Dovnitř postavíme čtyři nebo pět židlí do malého kroužku. Každý účastník, který chce přispět do diskuse, se posadí na jednu z těchto židlí. Mluvit můžou pouze účastníci, sedící ve vnitřním kroužku. Když se chce zapojit další účastník, přistoupí k vnitřnímu kroužku a někdo ze sedících mu musí uvolnit místo. Každý účastník může přijít do vnitřního kroužku kolikrát chce. Facilitátor hlídá dodržení pravidel a zapisuje výstupy z diskuse.

Zaznamenávání výstupů

Výstupy z týmové diskuse musí být jasně a přehledně zaznamenané, abychom se k nim mohli později vrátit, vyhodnotit je a dospět k nějakému závěru nebo rozhodnutí. Důležitá je vizualizace - všichni účastníci potřebují výstupy vidět.

Záznam může dělat buď facilitátor, nebo tím může pověřit některého člena týmu.

Nejjednodušší a zároveň nejosvědčenější pomůckou pro záznam je flipchart nebo velká tabule. Popsané papíry z flipchartu můžeme rozvěsit po místnosti, aby je měli všichni na očích. Výstupy můžeme na flipchart či tabuli zaznamenávat například formou:

• Seznamu - píšeme nápady či náměty účastníků pod sebe tak, jak zazněly,
• Tabulky - předem si připravíme tabulku, kde řádky a sloupce vyjadřují určité kategorie. Výstupy z diskuse pak rovnou kategorizujeme tím, že je zapíšeme do příslušného políčka,
• Nalepovacích lístečků - každý nápad napíšeme na jeden lísteček, lístečky pak můžeme přemísťovat či shlukovat do podobných kategorií. Pokud dáme každému účastníkovi lístečky jiné barvy, je stále vidět, kolikrát a čím každý z účastníků přispěl.
• Myšlenkové mapy - vytváříme z odpovědí účastníků strukturované schéma,
• Piktogramů - náměty účastníků zaznamenáváme pomocí dohodnutých symbolů či obrázků.

Před ukončením práce si nezapomeneme popsané papíry nebo tabule ofotit, abychom měli jistotu, že se shromážděné výstupy z diskuse nikde neztratí. Jednou jsem při dvoudenním facilitovaném setkání nechala všechny papíry s výstupy vylepené na zdech v zasedací místnosti, že se k nim druhý den vrátíme, a příliš horlivá uklízečka je do rána všechny odstranila :-)