"Konec dobrý, všechno dobré", říká jedno lidové rčení. Jak tedy dobře zakončit facilitované setkání, workshop či poradu?

S čím potřebují účastníci odcházet

Pracovní jednání či porady často končívají "do ztracena", s příliš mnoha neuzavřenými či nedořešenými body. Když se pak účastníků zpětně zeptáte, co bylo obsahem nebo výstupem setkání, často to nedokážou určit, nebo se na tom nedokážou shodnout. Někdy to zpětně dokonce vypadá, že každý z účastníků byl na nějakém úplně jiném setkání!

S čím tedy potřebují účastníci odcházet? Důležité je, aby na konci setkání všichni měli jasnou odpověď na tyto otázky:

• Čeho jsme na setkání dosáhli?
• Jaké jsou konkrétní závěry nebo výstupy?
• Jaká jsme udělali rozhodnutí?
• Co máme nebo můžeme o setkání říci ostatním?
• Bude ze setkání nějaký záznam či zápis? Pokud ano, jak a kdy ho dostanu nebo kde ho najdu?
• Co se stane, až odejdeme z této místnosti?
• Jaké budou další kroky?
• Kdo je odpovědný za jejich realizaci?
• Co se má udělat, kdy a kdo to udělá?
• Jak si ověříme, že k tomu došlo?
• Co mám udělat já osobně?
• Kdy a kde se znovu sejdeme?
• Čím se budeme zabývat nebo co budeme dělat, až se znovu sejdeme?

Co musí udělat facilitátor

Jak může facilitátor zařídit, aby všichni účastníci setkání odcházeli s jasnými odpověďmi na uvedené otázky? Tím, že věnuje dostatek pozornosti a péče závěrečné části setkání. Závěr jakéhokoli facilitovaného setkání by měl zahrnovat tyto body:

Shrnutí

Setkání začneme směřovat ke konci tím, že shrneme a zrekapitulujeme, co jsme všechno během setkání udělali a k čemu jsme dospěli. Shrnutí můžeme provést sami, nebo o to můžeme požádat účastníky. Sami pak jen doplníme, na co účastníci případně zapomněli.

Vytvoření seznamu úkolů

V průběhu rekapitulace položíme u každého bodu otázku: "Co je s tímto bodem potřeba udělat dál? Jaký konkrétní krok teď musí následovat?" Na flipchart přitom zapisujeme všechny činnosti, které by se měly realizovat po ukončení setkání. Pokud jsme během setkání vytvořili "parkovací tabuli" pro témata, kterým jsme neměli čas nebo prostor se věnovat, projdeme i je, jestli je potřeba s nimi něco udělat.

Ke každé činnosti na seznamu pak doplníme:

• KDO ji udělá, nebo bude odpovědný za její vykonání. Můžeme vyzvat dobrovolníky, aby se přihlásili k příslušné činnosti nebo úkolu. Pokud to není možné nebo vhodné, necháme tým vybrat zodpovědnou osobu. Pokud jsme vůči účastníkům v roli nadřízeného, můžeme zodpovědné osoby také vybrat sami, ale vždycky je lepší činnosti rozdělit na bázi dobrovolnosti. Motivaci účastníků posílí, když sami zapíší své jméno k určité činnosti na flipchart.
• KDY nebo DOKDY to bude uděláno. Požádáme vybranou osobu, aby si sama určila termín, do kterého bude činnost dokončena. Tím, že si účastníci mohou zvolit vlastní termín, se zvyšuje pravděpodobnost, že ho také dodrží.

K jednotlivým položkám můžeme ještě doplnit, jak si ověříme nebo vyhodnotíme, že to bylo skutečně uděláno.

Vyhodnocení cílů

Pokud jsme si na začátku nastavili cíl nebo cíle setkání, je teď čas tyto cíle vyhodnotit. U každého cíle se týmu zeptáme: "Splnili jsme tento cíl?", nebo "Do jaké míry se nám podařilo naplnit tento cíl?" Účastníci mohou odpovídat verbálně, mohou ukázat ruku s určitým počtem zvednutých prstů, mohou ohodnotit cíle napsané na flipchartu smajlíkem nebo nalepovacím barevným puntíkem ... Možností je mnoho, záleží na kreativitě facilitátora.

Pokud dospějeme k tomu, že se některé cíle nepodařilo zcela nebo vůbec naplnit, potřebujeme se s týmem domluvit, co s nimi budeme dělat dál. Zda se k cíli vrátíme na příštím setkání, převedeme ho jako úkol do seznamu úkolů, vyškrtneme ho ...

Vyhodnocení setkání

Jako facilitátor určitě budeme chtít také dostat od účastníků zpětnou vazbu na průběh celého setkání i na naši roli. Zpětná vazba je důležitá pro naše učení a zlepšování. Je dobré se účastníků zeptat:

• co se jim na setkání líbilo,
• co nejdůležitějšího si z něho osobně odnášejí,
• jaké mají návrhy na zlepšení, co by příště potřebovali jinak.

Účastníci nám mohou předat zpětnou vazbu verbálně - buď formou "kolečka" nebo v náhodném pořadí je požádáme o odpověď na naše otázky. Můžeme využít i písemnou zpětnou vazbu - za tím účelem je dobré si dopředu připravit jednoduchý zpětnovazební formulář. Pokud ale chceme konkrétní návrhy na zlepšení, je lepší verbální vyjádření. Můžeme na ně totiž hned reagovat, například požádat o bližší vysvětlení, konkretizaci, příklad ...

Zakončení a rozloučení

A co udělat na úplný závěr? Určitě bychom neměli zapomenout

• poděkovat účastníkům - za jejich účast, přínosy, aktivitu, zapojení, náměty ...
• říci účastníkům, zda bude ze setkání nějaký záznam nebo zápis, a pokud ano, kdo ho připraví a kdy a jak ho účastníkům rozešle,
• pokud bude následovat další setkání, připomenout účastníkům místo, datum, čas a účel příštího setkání (nebo jim sdělit, kdy se tyto informace dozvědí),
• rozloučit se a popřát účastníkům krásný zbytek dne, hodně úspěchů při plnění dohodnutých úkolů, šťastnou cestu domů ...

Sebereflexe facilitátora

Setkání skončilo, účastníci se rozešli ... Ale pro nás v roli facilitátora to ještě není konec. Nastává chvíle pro to, zamyslet se zpětně nad průběhem setkání a nad zpětnou vazbou od účastníků, a položit sám sobě například tyto otázky:

• Jak dobře byl naplněn účel a splněny cíle setkání?
• Čeho jsem chtěl/a dosáhnout, a jaký byl skutečný výsledek?
• Co během setkání dobře fungovalo, co se osvědčilo?
• Co se naopak příliš nepovedlo?
• Co příště změním nebo udělám jinak?
• Co jsem se na tom naučil/a?