V minulém newsletteru jsem se zabývala otázkou, jak se dobře připravit na facilitované setkání. Jedním z klíčových bodů přípravy přitom je sestavení programu setkání.

Dobrý program je nástrojem k dosažení cíle setkání, pomáhá vytvořit vztahy ve skupině, vtáhnout a zapojit účastníky a odejít s konkrétními výstupy a s plánem konkrétních navazujících kroků.

Pokud častěji opakujete určité typy facilitovaných setkání, můžete si pro ně vytvořit standardizované programy, které pak před každým setkáním jen doladíte a upravíte na míru. Pokud děláte facilitované setkání poprvé, nebo plánujete zcela jedinečné setkání, budete vytvářet celý program od nuly.

Co má program obsahovat

Úvod a závěr

Každý program by přitom měl obsahovat obvyklé úvodní a závěrečné aktivity. Pod bodem "Úvod" se může skrývat uvítání účastníků, předání informací o cílech a obsahu setkání, představení a vzájemné seznámení účastníků (pokud je to třeba), nastavení pravidel pro společnou práci, nadchnutí a namotivování účastníků či jejich rozehřátí pomocí vhodné týmové aktivity. V úvodní části také předáváme účastníkům praktické informace a organizační pokyny (např. jak dlouho bude setkání trvat, kdy budou přestávky, kde najdou toalety ...).

Pod bodem "Závěr" pak můžeme mít vyhodnocení výsledků setkání, získání zpětné vazby od účastníků, naplánování dalších kroků a termínů, rozdělení rolí a úkolů a závěrečné namotivování účastníků.

Jádro programu

Abychom mohli sestavit vlastní "jádro" programu, pomůže nám, když si určíme klíčovou otázku. Na jakou otázku musejí účastníci po skončení setkání odpovědět nebo znát odpověď? Pokud je třeba účelem setkání vytvořit plán pro zlepšení procesu adaptace nových zaměstnanců, klíčová otázka může znít např. "Jaké kroky je třeba podniknout, aby se adaptační proces zlepšil?"

Jakmile máme klíčovou otázku, můžeme určit další dotazy, na které potřebují účastníci najít odpověď před tím, než budou připraveni odpovědět na klíčovou otázku. Například: Jak funguje proces adaptace dnes? Co je na něm dobrého? Co je na něm špatného? Co důležitého nám v něm chybí? Jaké možnosti zlepšení či změny nás napadají? ... Tyto přípravné otázky je třeba seřadit do logické posloupnosti.

Pak už jen stačí převést seznam dotazů na body programu, například:

• Úvod
• Současné fungování procesu adaptace
• Silné a slabé stránky současného procesu
• Problémy a jejich hlavní příčiny
• Možná vylepšení
• Plán implementace
• Závěr.

Dvě varianty programu

Zkušení facilitátoři si vždy připravují program ve dvou variantách:

1. Pro účastníky - tento program může být poměrně stručný, vyjádřený v několika bodech. Je dobré jej účastníkům poslat předem.

2. Sami pro sebe - takovému programu se někdy říká facilitační průvodce. Co obsahuje program pro facilitátora navíc oproti programu pro účastníky? Ke každému bodu programu můžeme například doplnit:

• Úvodní otázku - jakou otázku položíme účastníkům, abychom je rozmluvili a vtáhli do děje?
• Použitou techniku nebo techniky, kterými budeme nejspíš pracovat - např. brainstorming, stanovení priorit, diskuse v menších skupinkách, metoda sněhové koule ...
• Záznamovou metodu - jak budeme zazamenávat průběh a výsledky diskuse - např. nalepováním lístečků, formou seznamu nebo tabulky na flipchart ...
• Pomůcky, které k tomu budeme potřebovat - např. flipchart, papíry, fixy, nalepovací lístečky, barevné karty, špendlíky ...
• Čas - odhad, kolik času nám zřejmě tento bod programu zabere.

Jak program sestavit

Při sestavování programu máme dvě možnosti - buď program sestavíme předem sami, nebo ho vytvoříme až v úvodu setkání společně s účastníky. První možnost je většinou rychlejší a dává nám větší kontrolu nad průběhem setkání. Má ale také své nevýhody - například účastníci nemusejí s naším programem souhlasit, nebo mohou mít pocit, že jsou do něho tlačeni. Druhá možnost je pro facilitátora náročnější, ale když ji zvládne, budou účastníci více zapojení a více motivovaní. Můžeme například v moderované diskusi účastníkům položit otázky:

• Na jakou otázku dnes potřebujeme najít odpověď?
• Čím se hlavně potřebujeme zabývat?
• Co chceme mít na konci tohoto setkání?

Jestliže se obáváte, že když položíte takové otázky celé skupině, bude odpovědí jen dlouhé ticho, mám pro vás následující tip: Rozdělte účastníky do menších skupinek po 3 - 7 lidech. Určete vedoucí těchto skupinek a dejte jim omezený čas (např. 2 minuty), aby se shodli na odpovědi na vaší otázku. Navíc rozdělení účastníků a diskuse v menších skupinkách zvyšuje energii v místnosti hned na samém začátku.

Pokud bude setkání delší, samozřejmě v programu nezapomeneme na přestávky a na aktivity, vhodné k udržení nebo obnovení vysoké míry energie ve skupině - ale o nich zas někdy příště.

Mnoho úspěchů při přípravě a vedení facilitovaných jednání vám přeje váš kouč Irma Bohoňková!