Možná takové situace dobře znáte. Už už se po náročném dni chystáte odejít z práce, když se mezi dveřmi objeví šéf: „To je dobře, že jsi ještě tady! Potřeboval bych urgentně … (předělat tenhle report, napsat tuhle objednávku, připravit prezentaci na zítřejší poradu – dosaďte si vhodné sami). Dost to chvátá, vlastně to potřebuju ještě dneska“.

Ten den jste už strávili dvě hodiny pomáháním kolegovi s prací na jeho projektu. Sice je to jeho práce a vy máte té své až nad hlavu, ale když on byl tak nešťastný, že to nestíhá …

Odpoledne jste se dozvěděli, že vás vaši kolegové nanominovali do přípravného výboru pro pořádání firemního sportovního dne. Říkají, že vám to opravdu nezabere moc času, a když vy jste na to prostě ten nejvhodnější člověk …

Jak obvykle reagujete v takových situacích? Moc se vám do toho nechce, ale přesto automaticky řeknete „ano“? Přijímáte další a další úkoly a požadavky druhých lidí?

Jestliže přijmeme více úkolů, než jsme schopni zvládnout, spolehlivě sami sebe dostaneme pod časový tlak. Proč to tedy často děláme? Někdy z potřeby ukázat okolí i celému světu, jak jsme skvělí a výkonní. Často z nedostatku odvahy přiznat, že něco nezvládneme, že něco je nad naše síly. Mnohdy nedokážeme nový úkol odmítnout z obavy, jaké to pro nás bude mít důsledky, co si o nás budou druzí lidé myslet a jak se budou cítit.

Zamyslete se nad otázkami:

• Kdybyste měli skutečně zodpovědně vykonat všechny činnosti a úkoly, které jste přijali, kolik času byste na to potřebovali?
• Kolik času máte skutečně k dispozici?
• Neslíbili jste náhodou druhým více času, než máte? Pokud ano, nejednáte čestně: je to jako byste druhým lidem vystavovali nekryté šeky.

Aby nám úkoly nepřerostly přes hlavu, musíme občas umět říci NE. Důležité přitom je vyslovit svůj nesouhlas jasně, energicky a asertivně. To, co nám často brání vyslovit odmítnutí, jsou nevyslovené obavy:

• Jak se bude druhá osoba cítit?
• Jaké to bude mít důsledky?
• Bude mé odmítnutí přijato vážně?

Vyrovnat se s první obavou pomáhá toto přesvědčení: Když říkáte NE, odmítáte žádost, neodmítáte osobu. Často totiž podvědomě předpokládáme, že lidé budou považovat odmítnutí za zavržení své osoby. Ale tak tomu nemusí být. Záleží na formulaci, kterou použijete. Kromě toho můžete být odpovědní za svoje vlastní emoce, ale nikdy nemůžete přijmout zodpovědnost za to, jak se budou druzí lidé cítit. I když vaše odmítnutí vyvolá v druhém člověku negativní emoce (naštvání, zklamání apod.), jsou to jeho emoce a je na něm, jak se s nimi vyrovná. Žádný člověk na světě není povinen vždy a všem vyhovět.

Obavy z důsledků odmítnutí jsou často iracionální - řada lidí má od dětství zafixovaný imperativ, že spolupracovat a pomoci druhým lidem je nutné téměř za jakoukoliv cenu. Tento imperativ bývá častější u žen než u mužů a souvisí s naší výchovou a rannými zážitky. Zeptejte se sami sebe: Co se skutečně stane, jestliže odmítnu? Co nejhoršího by se mohlo stát? Ve svých představách si často vytváříme katastrofické scénáře, které ve skutečnosti nejsou příliš reálné. Pokud odmítneme další požadavek šéfa, možná bude chvíli rozladěný, ale výpověď kvůli tomu zřejmě nedostaneme.

Vaše odmítnutí bude přijato vážně, pokud je vyslovíte jasně a jednoznačně. Použijete-li pouze nepřímé a částečné odmítnutí, situace pro vás i pro druhého zůstane nejasná a nepřehledná. Výroky jako "Moc se mi to zrovna nehodí" nebo "Raději bych to přenechal někomu jinému" si druzí lidé mohou vyložit tak, že to nakonec stejně uděláte.

Jak tedy přesvědčivě a jasně vyslovit NE?

• Neříkejte příliš mnoho zbytečných slov a neomlouvejte se. Když říkáte "ne", nemusíte vysvětlovat důvod, ani se omlouvat, pokud sami nechcete nebo to není nutné z profesionálních důvodů. Vyhýbejte se slovu "lituji" nebo "bohužel". Použijte neutrální slova jako "Za této situace moje odpověď zní ...", "Důkladně jsem to promyslel a ...".
• Nehledejte výmluvy. Pokud něco udělat nechcete, neříkejte, že to udělat nemůžete. Když řeknete „Rád bych, ale bohužel nemůžu …“, bude pravděpodobně následovat otázka „A proč nemůžeš?“ a vy se zapletete do zbytečného zdůvodňování a vymlouvání.
• Neotálejte a nezdržujte se. Když jste řekli, co jste chtěli říci, skončete to. Zavěste telefon, opusťte místnost nebo zcela změňte téma hovoru. Jestliže to neuděláte, je tu riziko, že začnete své rozhodnutí dodatečně vysvětlovat a ospravedlňovat se, čímž pouze zpochybníte, že jste své odmítnutí mysleli vážně.
• Nenechte sebou manipulovat a vzbuzovat pocity viny. Na případné manipulativní výroky odpovídejte asertivně, např.: "Rozumím vám, ale moje rozhodnutí je ...".
• Vyjádřete empatii a respekt. Pokud nechcete, aby vaše odmítnutí vyznělo příliš tvrdě, můžete vyjádřit pochopení pro žadatele a jeho situaci. „Rozumím tomu, že je to pro tebe důležité, ale přesto jsem se rozhodnul, že tam nepůjdu“. „Chápu, že to potřebuješ co nejdříve, ale já teď musím opravdu odejít a dnes už to neudělám“.
• Navrhněte aktivně řešení. Když dáte jasně najevo, že máte své hranice, neznamená to ještě, že nejste vstřícní a ochotní. „Dnes už to neudělám, ale rád se na to podívám zítra ráno“. „Já tu funkci nevezmu, ale možná by ses mohl obrátit na …“
• Vyjednávejte. Zejména pokud chcete něco odmítnout svému šéfovi, argumentujte dalšími úkoly, termíny a prioritami. Chce-li po vás šéf práci navíc, zkuste vyjednat, jakou jinou práci můžete naopak vy předat někomu jinému, jaký termín posunout apod.
• Nereagujte na žádost ihned. Pokud se vám stává, že požadavek přijmete a pak toho dodatečně litujete, neodpovídejte hned a vyžádejte si čas na rozmyšlení. „Budu o tom přemýšlet a zítra ti řeknu, jak jsem se rozhodnul“. To, zda nějaký požadavek přijmete nebo odmítnete, by měla vždy být vaše vědomá volba, nikoli automatická reakce.

Článek vyšel ve Zpravodaji pro mzdové účetní a personalisty dne 20.10.2011