Další chybou, které se často dopouštíme, je příliš obecné ukládání úkolů. Pokud druhému člověku řekneme např. „Musíte tuto zprávu předělat a zlepšit“, nebo „Udělejte něco s tím nepořádkem“, jaký výsledek přesně očekáváme? Úkoly by tedy měly být vždy konkrétní (Co přesně chceme, aby nastalo? Jak má vypadat výsledek?) a měřitelné (Podle čeho poznáme, zda a jak byl úkol splněn?).

Někdy lidé úkol nesplní, nebo udělají něco jiného, než jsme chtěli, protože se s úkolem neztotožnili. Považují například zadanou práci za zbytečnou, nesmyslnou, nebo mají jinou představu o způsobu provedení. Ukazuje se, že lidé udělají téměř cokoli, pokud chápou a rozumějí tomu, proč se to má udělat. Co tedy můžeme jako nadřízení udělat, aby lidé nějaký úkol přijali za svůj? Například lidem vysvětlit, jaký má daný úkol smysl, k čemu je to dobré, na co to navazuje, co dalšího to ovlivní. Můžeme se také zeptat, jaký názor na to druzí lidé mají a jak by se daná práce dala co nejlépe udělat. Třeba opravdu přijdou s nápadem, jak to udělat jinak, rychleji, efektivněji …

Motivace ke splnění nějakého úkolu klesá, pokud je úkol příliš snadný (takový úkol pro nás nepředstavuje žádnou výzvu a nezmobilizuje naši energii), i naopak pokud úkol vnímáme jako příliš obtížný, náročný, nerealizovatelný (snahu o splnění takového úkolu vzdáme předem, protože už dopředu víme, že to nemůžeme zvládnout). Náročnost úkolu by tedy měla být přiměřená člověku, kterému ho ukládáme, jeho znalostem, schopnostem, dovednostem, zkušenostem ...

Každý úkol by také měl mít jasně daný termín, dokdy má být splněn. Úkol bez termínu zůstává pouze naším zbožným přáním. Náš podřízený se může rozhodnout, že dá přednost jiným prioritám. Termín však nestačí definovat jako „ihned“, „co nejdříve“, nebo „jakmile budete mít čas“. Tyto pojmy totiž mohou mít pro každého člověka jiný význam. Zatímco někdo si „ihned“ vyloží jako „nejpozději do pěti minut“, pro jiného to může znamenat „pozítří je času dost“. Stejně jako obecná definice úkolu samotného, i nejasně určený termín může vést k mnoha nedorozuměním. Řekněte tedy svůj požadavek jasně, např. „Chci to mít na stole nejpozději tento pátek do 14,00“.

Správně nastavený úkol tedy splňuje několik důležitých parametrů - je SMART:

• Specifický, konkrétní
• Měřitelný
• Akceptovaný, přijatý druhým
• Reálný, uskutečnitelný
• Termínovaný.