Máte pocit, že řídíte svůj život, anebo spíš váš život řídí vás? Podívejte se do svého diáře (předpokládám, že nějaký máte) – co tam najdete? Jaké úkoly a aktivity si plánujete? Řada lidí má v diáři naplánované pouze záležitosti, které mají konkrétní termín a čas: pracovní schůzky, porady, návštěvu zubaře … Všechno ostatní je jakýsi blíže nespecifikovaný „volný čas“, do kterého se pak snaží operativně natěsnat všechny další úkoly. Takoví lidé jsou obzvlášť náchylní nechat si veškerý svůj čas „zaplevelit“ úkoly z kategorie C.

Chceme-li efektivně řídit svůj čas, potřebujeme si naplánovat konkrétní časové úseky pro jednotlivé priority. Hodně také pomáhá si plánované činnosti vizualizovat. (Např. napíšu si do diáře, že ve středu od 18,00 do 19,00 hodin půjdu plavat a přitom si představím sama sebe, jak ve středu večer plavu v bazénu). Pak se pro mě můj plán stane vnitřně závazným a mám o 80% vyšší šanci, že se mi ho podaří úspěšně zrealizovat.

Mnozí hodně zaneprázdnění lidé, kteří usilují o dosažení životní rovnováhy, už přišli na to, že si kromě práce musejí závazně naplánovat i volný čas a dovolenou. V jejich diáři jsou často tyto časové úseky zvýrazněny odlišnou barvou než pracovní úkoly, plánují si je s dlouhodobým předstihem a jsou pak „tabu“ pro všechny potenciální narušitele.

Zkušenost ukazuje, že určitou práci děláme zpravidla tak dlouho, kolik na ni máme času. Pokud si na nějakou aktivitu (např. pravidelnou pondělní operativní poradu) vyhradíme dobu od 10,00 do 12,00 hodin, pak potrvá nejméně dvě hodiny, i kdybychom vlastního cíle porady (např. vyměnit si nutné informace) dosáhli dříve. Parkinsonův první zákon zní: „Práce přibývá úměrně s tím, kolik času se na ni může vynaložit“. Pro každou činnost, každý úkol si proto předem vyčleňte určitý čas a pokud možno ho také dodržte.

Až budete zase naříkat nad nedostatkem času, vzpomeňte si na výrok Browna H. Jacksona: „Neříkejte, že nemáte dost času. Máte k dispozici úplně stejně hodin denně, kolik měl Michelangelo, Kryštof Kolumbus, T. A. Edison, Albert Einstein nebo Winston Churchill“.