Na pracovní hodnocení by se měl manažer předem dobře připravit, to znamená:

• seznámit zaměstnance se smyslem, účelem a průběhem hodnocení,
• včas naplánovat a sjednat schůzky za účelem hodnocení, zvolit vhodné místo a dobu,
• připravit si informace a podklady, zrekapitulovat si údaje z minulého hodnocení,
• promyslet si strukturu a cíl hodnotícího rozhovoru,
• požádat předem zaměstnance, aby se na hodnotící rozhovor také připravili, vyzvat je k sebehodnocení (je možné jim předem poslat otázky, na které mají odpovědět, nebo formulář, který mají vyplnit).

Při vlastním rozhovoru by měl manažer vždy nejdříve požádat zaměstnance o sebehodnocení, o jeho pohled na věc, a pak teprve sdělit vlastní názor. K tomu může použít následující otázky:

• Jak vy sám / sama hodnotíte uplynulé období?
• Do jaké míry se vám podařilo naplnit tento konkrétní cíl?
• Co jste konkrétně pro splnění tohoto cíle udělal/a?
• Jak jste vy sám / sama s tímto výsledkem spokojena?
• Co se vám podařilo / co se naopak nepodařilo?
• S čím konkrétně jste spokojen/a / nejste spokojen/a?
• Co by vás mohlo dovést k lepšímu výsledku?
• Co jste se při dosahování tohoto cíle naučil/a?

Na závěr ještě několik osvědčených tipů pro úspěšný proběh hodnotícího rozhovoru:

• Vyhraďte si na hodnotící rozhovor dostatek času a nenechte se při něm ničím a nikým rušit.
• Hodnoťte celé sledované období, nikoliv jen posledních pár dnů.
• Klaďte otázky a naslouchejte. Mluvit by měl víc hodnocený pracovník než manažer.
• Výsledky hodnoceného pracovníka nesrovnávejte s výsledky jiných, ani nepřipusťte hovor o výsledcích jiných pracovníků.
• Zformulujte a odsouhlaste si s pracovníkem konkrétní, měřitelné a termínované cíle na další období.
• Vyhněte se diskusím o výši mzdy a finanční odměně. Pokud výsledek hodnocení přímo ovlivní odměnu pracovníka, výši odměny sdělte, ale nediskutujte o ní.
• Zakončete rozhovor v pozitivním duchu. Poděkujte pracovníkovi a vyjádřete důvěru, že dohodnutých cílů bude dosaženo.