V prvé řadě se jako manažeři musíme oprostit od nedůvěry ve své lidi. V druhé řadě se musíme rozhodnout, co skutečně musíme udělat sami a co může udělat někdo jiný. Ponechat bychom si měli pouze:

• Věci, které obsahují důvěrné informace,
• Strategická rozhodnutí,
• Personální rozhodnutí, hodnocení a odměňování svých podřízených,
• Úkoly, které jsou natolik důležité, že nad nimi chceme mít absolutní kontrolu.

Všechno ostatní je obvykle možné delegovat. Vhodné k delegování jsou zejména opakující se úkoly, rutinní agendy, drobná rozhodnutí, řešení každodenních či opakujících se problémů. Delegování umožní podřízeným získat užitečné zkušenosti, učit se a rozvíjet se, obohatí jejich práci a umožní jim vidět jejich práci komplexněji, v širším kontextu.

Na delegování je potřeba se připravit. Před tím, než na někoho delegujeme nějaký úkol či činnost, je třeba si ujasnit:

• Cíl úkolu – čeho má být dosaženo,
• Konečný termín a dílčí termíny úkolu,
• Potřebné informace,
• Potřebné pravomoci – o čem bude moci pracovník samostatně rozhodovat, jaké instrukce nebo příkazy bude oprávněn vydávat …,
• Způsob kontroly,
• Spolupráci s dalšími pracovníky či útvary,
• Informování dalších pracovníků či útvarů.

Dále je třeba vybrat vhodného člověka k delegování určitého úkolu. Pokud máme na výběr, měli bychom vzít v úvahu:

• Kdo má potřebné schopnosti?
• Kdo se tuto činnost potřebuje naučit?
• Kdo má zájem?
• Kdo má čas a kapacitu?
• Pro koho bude delegovaný úkol novou „vzpruhou“ a motivací?

Pak teprve následuje vlastní předání úkolu. Kromě jasného zadání a vysvětlení úkolu je třeba pověřenému pracovníkovi také vysvětlit smysl a důvody, proč má být úkol splněn, prodiskutovat očekávané výsledky a jejich úroveň, předat všechny potřebné informace a dohodnout se na způsobu a frekvenci kontroly. Nesmíme zapomenout ověřit si, zda a jak pracovník úkolu porozuměl. Pak už nezbývá než vyjádřit pracovníkovi naši plnou důvěru a pravidelně mu poskytovat konstruktivní zpětnou vazbu, aby věděl, jak si vede.

A jak tedy postupuje manažer – kouč, když už za ním podřízený přijde s větou „Šéfe, já mám problém“? Může zareagovat otázkou, která podřízeného přiměje přemýšlet, například:

• Jaké navrhuješ řešení?
• Co ještě by bylo možné v této situaci udělat?
• Co bys dělal na mém místě?
• Co bys dělal, kdybych tady teď nebyl?
• Jak se z toho problému můžeme poučit?
• Jak můžeme příště takovému problému předejít?