Zpětná vazba, kterou dostáváme od druhých lidí, může být:

• Nevyžádaná x vyžádaná (např. lektor žádá na konci tréninku účastníky o zpětnou vazbu),
• Neočekávaná, spontánní x plánovaná (např. hodnotící pohovor nadřízeného s podřízeným),
• Pozitivní x negativní,
• Před svědky x mezi čtyřma očima.

Lidé kolem nás často bohužel neznají zásady konstruktivního poskytování zpětné vazby, a tak nám mnohdy dávají zpětnou vazbu nevhodným způsobem, například tak, že

• Kritizují naše vlastnosti či schopnosti,
• Hodnotí naše chování,
• Zobecňují a vynášejí obecné soudy,
• Moralizují,
• Přehánějí,
• Zaměřují se pouze na negativa,
• Srovnávají nás s jinými,
• Reagují na naše chování pozdě nebo s velkou časovou prodlevou.

Nevhodně podaná zpětná vazba v nás často vyvolává negativní pocity a nutí nás bránit se, obhajovat se, popírat, vyvracet řečené.

Přesto i taková zpětná vazba pro nás může být cenná a můžeme se z ní něco naučit, pokud na ni dokážeme vhodně zareagovat.

Můžeme se přitom řídit např. těmito zásadami:

• Pokud jde o plánovanou zpětnou vazbu (např. šéf či partner nám předem sdělil, že by si s námi potřeboval „promluvit“), navoďte u sebe stav připravenosti, přichystejte se přijmout zpětnou vazbu (ať už bude jakákoli).
• Pokud jde o neočekávanou a nevyžádanou zpětnou vazbu, zvažte, zda jste v tuto chvíli připraveni a schopni ji přijmout. Pokud ne, zkuste situaci odložit („Rád si s tebou promluvím dnes po obědě“).
• Pokud je pro vás zpětná vazba osobně problematická, zkuste se od ní na chvíli disociovat a podívat se na vše s odstupem jako nezúčastněný pozorovatel.
• Abyste zpětné vazbě co nejvíce porozuměli a pochopili ji, aktivně se ptejte. Vhodné jsou otázky jako“ „Co dělám, že to v tobě vyvolává takový dojem?“, „Jak konkrétně to dělám?“, „Můžeš mi uvést nějaké příklady toho, jak / kdy to dělám?“. Takovými otázkami dáváte najevo ochotu akceptovat, jak věci vnímá druhý, a poučit se z toho.
• Pokud ze zpětné vazby usoudíte, že jste toho, kdo ji poskytuje, rozzlobili nebo rozčílili, projevte svoji empatii. Např.: „Vidím, že tě to rozčílilo a mrzí mě to“. „Omlouvám se, nevěděl jsem, že ti to vadí“. Převezmete tak zodpovědnost za to, jak působíte na druhé (přestože to samozřejmě nemůžete zcela ovlivnit!).
• Pokud jde o pozitivní zpětnou vazbu, nesnažte se ji bagatelizovat („Ale to nestálo za řeč!“). Za pochvalu vždy poděkujte a dejte najevo, že vás těší.
• Oddělte obsah zpětné vazby od způsobu jejího podání. Např.: „Souhlasím s tím co říkáš, ale nelíbí se mi, jak to říkáš“.
• Pokud jde o oprávněnou negativní zpětnou vazbu, přijměte svou odpovědnost. Např.: „Máš pravdu, to jsem nezajistil, je to moje chyba“.