Řízení změn znamená především komunikaci s lidmi. Ještě před zveřejněním změny bychom si měli uvědomit, kterých konkrétních lidí se změna bude nějak týkat a položit si otázky:

• Kterých zaměstnanců se změna přímo dotkne?
• Kdo z firmy se se změnou nejsnáze ztotožní, podpoří ji?
• Kdo bude na naší straně, na koho se můžeme spolehnout?
• Kdo se bude pravděpodobně změně bránit a proč?
• Koho můžeme zapojit do realizace změny?

Důležitá je včasná komunikace změny. Na komunikaci je třeba naplánovat dostatečné množství času a začlenit do ní co největší počet pracovníků. Komunikace může mít mnoho různých forem – celofiremní setkání, schůzky a workshopy s jednotlivými pracovními týmy, individuální rozhovory, články, nástěnky …

Co zejména komunikovat:

• Kde jsme a kam jdeme
• Důvody – proč jsme se rozhodli pro změnu
• Benefity – co změnou získáme
• Negativní důsledky, které by přineslo pokračování současného stavu
• Mapa rolí – kdo a co bude dělat
• Rozdělení kompetencí – kdo je za co odpovědný
• Problémy – co nás čeká za obtíže
• Čas, rychlost – jak dlouho to bude trvat
• Podpora – jakou podporu lidé dostanou
• Kritéria úspěchu – jak a na čem poznáme, že se nám to podařilo
• Jak budou lidé informováni
• Co se nezmění a bude stabilní („ostrůvek jistoty“)
• Pozitivní příklady – např. kde jinde byla podobná změny zavedena a jaké to mělo přínosy

Jak komunikovat:

• Nejlépe osobně
• Všem, kterých se změna týká
• Pravdivě a otevřeně
• Umožnit diskusi, dát lidem možnost vyjádřit se ke změnám
• Pokud možno lidi začlenit do přípravy a realizace změn

Při přípravě a realizaci změn může být velmi užitečné využít koučování. Jednou z forem je individuální koučink manažerů, kteří jsou za změnu odpovědní a mají ji realizovat. Nejenom u řadových pracovníků, ale i u manažerů změna vyvolává zvýšený stres, vyplývající z:

• vědomí zodpovědnosti za změnu,
• strachu, že změnu nezvládnu,
• nutnosti něco nového se naučit, chovat se jinak,
• obavy z přetíženosti apod.

Manažeři často v této situaci hledají, jak se sami smysluplně k celé věci postavit, potřebují přemýšlet a mluvit o svých postojích, očekáváních a obavách.

Další osvědčenou formou je týmový koučink – koučování celého pracovního týmu (nebo týmů) před a v průběhu zavádění změny. Koučink lidem umožní ujasnit si své role v procesu změny, definovat konkrétní cíle, naplánovat konkrétní kroky apod.