Zkuste si napsat seznam vašich cílů a úkolů, všeho co chcete nebo musíte udělat, např. v horizontu 1 týdne nebo 1 měsíce. Nyní všechny tyto položky rozdělte do čtyř kategorií:

• A: důležité a naléhavé. Tady jsou úkoly, které spěchají (musíte je udělat hned nebo brzy) a zároveň jsou pro vás důležité – jejich splnění nebo nesplnění může významně ovlivnit váš život, dosažení vašich dlouhodobých cílů.
• B: důležité a nenaléhavé. Tady jsou rovněž věci, které jsou pro vás důležité z dlouhodobého hlediska a mohou významně ovlivnit dosažení vašich dlouhodobých cílů či vizí. Např. vypracovat strategii pro svou práci či podnikání, rozvíjet své dovednosti, něco nového se naučit … Máme však pocit, že když se jim nebudeme věnovat hned teď, nic hrozného se nestane. Tento pocit je však právě velmi zrádný a může vést k tomu, že tuto kategorii důležitých věcí nikdy nezrealizujeme.
• C: nedůležité a naléhavé. Sem patří obvykle velké množství věcí, které „velmi spěchají“. Často jsou to věci z kategorie „musím“, které po nás chce někdo jiný. Jsou to však spíše záležitosti krátkodobé, operativní, vztahující se k našemu každodennímu provozu, a na dosažení našich opravdu důležitých a dlouhodobých cílů nemají ve skutečnosti velký vliv.
• D: nedůležité a nenaléhavé. Tady jsou věci, které ani nespěchají, ani nejsou důležité ve vztahu k našim cílům. Proč je tedy vlastně děláme? Někdy jsou to „únikové“ činnosti, ke kterým se uchylujeme, když potřebujeme „vypnout“ (např. přečíst si noviny, dívat se na televizi). Někdy je děláme ze zvyku, z pocitu „měl bych“ (např. vyřídit ihned všechny e-maily). A někdy jsou to činnosti, které prostě dobře umíme a nejsou pro nás obtížné, proto je děláme raději než věci, u kterých očekáváme nějaké obtíže či nutnost zvýšeného úsilí.

 Podařilo se vám rozdělit vaše plánované aktivity do těchto 4 kategorií? Pro větší názornost si ještě vezměte čistý list papíru, rozdělte ho na čtvrtiny a do každého kvadrantu si zapište činnosti přiřazené k jedné kategorii.

Teď se podívejte, který kvadrant máte nejvíce obsazený. To vypovídá o tom, jakými činnostmi trávíte většinu svého času. Jsou to spíše věci naléhavé, nebo důležité?

Cože, všechny vaše aktivity jste zařadili do kvadrantu A? Říkáte, že všechny věci, které v životě děláte, jsou důležité a naléhavé? Skutečně všechny stejně? Tak si teď kvadrant A rozdělte na čtyři subkvadranty a začněte znovu … :-)

Všimněte si, že ty důležité cíle a úkoly jsou obvykle dlouhodobé. A ty naléhavé jsou obvykle krátkodobé. To je také jeden z důvodů, proč se obvykle naléhavými úkoly zabýváme přednostně. Máme pocit, že to bude brzy hotové a pak – možná – nám zbude čas pustit se do těch důležitých …

Jestliže chceme svůj čas využívat efektivně, potřebujeme si stanovit priority. Co jsou ty nejdůležitější věci, které chci dnes / zítra / do měsíce udělat? Co mě nejvíce posune na cestě k mým dlouhodobým cílům?

Z předchozího cvičení je zřejmé, že prioritami by měly být položky z kategorií A a B. Ale zatímco položky A se nám obvykle samy dostatečně důrazně připomenou svojí naléhavostí a tak nehrozí, že bychom je opomněli, věčně odkládanou „popelkou“ bývají položky z kategorie B.

Jak to v praxi udělat, aby se i na ně v našem časovém harmonogramu a denním shonu dostalo? Jednoduše tak, že si je naplánujeme. Dopředu si na ně vyhradíme čas, který si závazně zablokujeme v našem diáři či denním plánu a nedovolíme jiným, byť naléhavým úkolům do tohoto času zasahovat. Např. příští úterý od 10,00 do 12,00 budu pracovat na marketingové strategii své firmy a nechci být v tu dobu nikým a ničím rušena. V pondělí, ve středu a v pátek večer mám vyhrazený čas na sportovní aktivity, protože k dosažení mých dlouhodobých cílů je pro mě důležité být v dobré fyzické kondici. Každý čtvrtek věnuji dvě hodiny tomu, že si na internetu vyhledám novinky ve svém oboru nebo si přečtu odborný časopis či publikaci. Chci se skutečně naučit cizí jazyk? Pak si ve svém časovém harmonogramu pevně naplánuji čas na lekce v jazykové škole a na své samostudium.

Priorit nesmí být příliš mnoho. Na každý den si naplánujte maximálně 2 – 3 položky z kategorie A a 2 - 3  položky z kategorie B. Realisticky odhadněte, kolik času vám tyto úkoly zaberou a ponechte si ještě dostatečnou časovou rezervu. Ve zbylém čase si vyhraďte jeden, maximálně dva časové bloky, kdy se budete věnovat položkám z kategorie C. Pokud nejde o zdraví či o život, většina věcí krátký odklad snese a nemusím je dělat „hned teď“. U položek z kategorie C se ptejte: Co se stane, když je udělám později? Co se stane, když je neudělám vůbec? Může je udělat někdo jiný? Pokud ano, na koho je mohu delegovat nebo koho o to mohu požádat?