Rozhodli jste se skoncovat se zdlouhavými a neefektivními poradami vašeho týmu a zavést místo nich facilitovaná setkání? Výborně! Facilitace umožňuje vysoké aktivní zapojení všech účastníků. A jestliže se lidé mohou aktivně podílet na nastavení cílů, hledání a vytváření řešení a přijímání rozhodnutí, výrazně se zvyšuje pravděpodobnost, že se s takovými cíli, řešeními a rozhodnutími také ztotožní, přijmou je za své a budou je sami aktivně prosazovat.

Co tedy potřebujete pro to, abyste jako manažeři / vedoucí pracovníci úspěšně zvládli roli facilitátora?

Prvním klíčem k úspěchu je dobrá příprava. Pokud s facilitací začínáte, doporučuji věnovat přípravě opravdu dostatek času. S tím, jak budete sbírat zkušenosti, bude pro vás i příprava stále jednodušší.

Co tedy obsahuje příprava na facilitovanou poradu, schůzku pracovního týmu, workshop nebo jakékoli jiné pracovní setkání skupiny lidí?

Pět klíčových otázek

Pět klíčových otázek, které si facilitátor potřebuje předem položit, si můžeme pro snazší zapamatování popsat jako Model 5P:

1. Předmět setkání

• Proč toto setkání vlastně pořádáme?
• Jaké jsou jeho hlavní cíle?
• Jaký je konečný záměr?
• Co má toto setkání pomoci vyřešit?

Cíle setkání můžete určit sami, účastníky s nimi na začátku seznámit a nechat si je odsouhlasit. Nebo se na nich můžete už předem dohodnout s týmem. Je velmi důležité, aby cíle a záměry setkání všichni účastníci znali a aby se na nich shodli. Pokud mají různí účastníci různé (nebo dokonce protichůdné) cíle, celá aktivita se pravděpodobně roztříští.

2. Produkt

• Co má být výsledkem setkání?
• Jaké konkrétní výstupy chceme mít na jeho konci?
• Co si chceme z tohoto setkání odnést?
• Jaké konkrétní hmatatelné výsledky chceme vytvořit?

Cíl a produkt jsou dvě různé věci, pozor na jejich zaměňování. Zatímco cílem setkání může být například zlepšit komunikaci v týmu, produktem mohou být sepsaná pravidla komunikace, která se účastnící zavážou dodržovat. Jinými produkty mohou být například:

• zpracovaná vize nebo strategie,
• seznam možných řešení konkrétního problému,
• shoda ohledně navrženého řešení,
• konkrétní přijaté rozhodnutí,
• akční plán a časový harmonogram dalšího postupu,
• seznam nápadů na zlepšení určitého procesu,
• rozdělení rolí a odpovědností jednotlivých účastníků,
• hlubší znalost účastníků ohledně určitého tématu ...

Produkt by měl být jasně popsatelný a měřitelný. Co nám bude sloužit jako důkaz, že jsme očekávaného výsledku setkání opravdu dosáhli?

3. Přítomní

• Kteří účastníci se mají setkání zúčastnit?
• Budou se účastníci navzájem znát, nebo je třeba zařadit nějakou seznamovací aktivitu?
• Budou účastníci přítomní fyzicky, nebo prostřednictvím nějaké techniky (telecon, skype, videokonference ...)?
• Čí účast je povinná a kdo se může zúčastnit dobrovolně?
• Čí úhel pohledu či souhlas s výstupy setkání je natolik zásadní, že nutně musí být na setkání osobně?
• Pokud se takový člověk nebude moci zúčastnit, kdo ho může zastoupit?
• Kteří lidé budou výsledky setkání nejvíce ovlivněni?
• Jak se nepřítomní / omluvení účastníci dozvědí o výsledcích setkání?
• Kdo ještě musí být o výsledcích setkání informován?

Pokud se výsledky setkání či přijatá rozhodnutí budou týkat větších skupin lidí, a není možné, aby na setkání byli všichni fyzicky přítomní, je třeba vybrat a pozvat jejich zástupce.

4. Pravděpodobné problémy

Možné problémy se mohou týkat účastníků a jejich složení, obsahu a témat setkání, procesu a průběhu setkání či organizačních otázek. Například:

• Jaké faktory by mohly mít vliv na úspěch setkání?
• Jaké problémy můžeme nejspíše očekávat?
• Existují účastníci, kteří s konáním tohoto setkání nesouhlasí, nebo kteří by jeho úspěchem byli nějak poškozeni?
• Existují účastníci, kteří mají na dané téma velmi vyhraněné názory?
• Existují účastníci, kteří spolu nemají dobré vztahy?
• Jsou nějaká témata, která by se během setkání neměla probírat?
• Existují nějaké citlivé záležitosti, které mohou během setkání vyjít na povrch?
• Jsou nějaké způsoby práce týmu, které se neosvědčily nebo které tým pravděpodobně odmítne?
• Lze očekávat nějaké problémy ohledně místnosti, techniky, pomůcek a materiálů?

Potenciální problémy se můžete pokusit identifikovat sami. Pokud jde o důležitější setkání, je také možné uspořádat s účastníky krátkou informační poradu před samotnou facilitovanou akcí, a možná úskalí s nimi probrat.

5. Proces

• Jak bude celé setkání probíhat?
• Kdo a jak ho zahájí?
• Jaké facilitační techniky použijete?
• Jaké pomůcky pro to budete potřebovat?
• Jak na sebe budou jednotlivé aktivity navazovat?
• Jak budete v průběhu setkání zaznamenávat výstupy?
• Jak na závěr vyhodnotíte průběh a výsledky setkání?

Výsledkem tohoto bodu vaší přípravy by měly být minimálně dva písemně sepsané dokumenty:

1. Zpracovaný program setkání, včetně časového harmonogramu,
2. seznam všech pomůcek, které budete potřebovat (např. flipchart, tabule, fixy, nalepovací lístečky, čisté papíry, špendlíky, lepidlo, předem připravené pracovní listy ...).

Kvalitně zpracovaný program je základem úspěchu celého setkání. Slouží jak účastníkům, tak facilitátorovi. Je natolik důležitý, že se k němu podrobněji vrátíme v příštím newsletteru.

Mnoho úspěchů při přípravě facilitovaných setkání vám přeje váš kouč Irma Bohoňková!