V první řadě je důležité si uvědomit, že motivace je vždycky vnitřní záležitost. Každý člověk má v sobě nějaký vnitřní hnací motor, který ho vede k tomu, aby některé věci dělal, a jiné naopak nedělal. Vnitřní motivační struktura každého člověka je jedinečná. Její součástí jsou naše potřeby, zájmy, hodnoty, přesvědčení, postoje, názory … To, co se firmy nebo manažeři snaží používat k motivování zaměstnanců, jsou vnější nástroje, stimuly. Z toho vyplývá, že vlastně žádného člověka nelze přímo motivovat, tak jako nemůžete přímo přimět semínko, aby rostlo. Můžete mu jen vytvořit vhodné podmínky a najít takové motivační nástroje, které co nejvíce „ladí“ s jeho vnitřní motivační strukturou.

Protože jedním z důležitých motivů jsou naše potřeby, můžeme při nastavení motivačního systému ve firmě vycházet například z hierarchie potřeb Abrahama Maslowa.

Základní úrovní potřeb u každého člověka jsou jeho fyziologické potřeby: potřebujeme jídlo, pití, spánek, odpočinek, ochranu před nepříznivými vnějšími vlivy. V přeneseném smyslu je možné sem zařadit také potřebu zajistit střechu nad hlavou pro sebe a svoji rodinu a zaplatit všechny účty a složenky, které každý měsíc přijdou. Jaké nástroje má firma nebo manažer k dispozici pro motivování lidí na této úrovni potřeb? Můžeme sem zařadit výši základního platu – částku, s kterou pracovník může každý měsíc počítat. Dále sem patří péče firmy o pracovní podmínky, například jaké zázemí mají lidé na pracovišti, jestli se mají kde převléct, umýt, odpočinout, jaká je na pracovišti teplota, hluk, prašnost, zda má člověk k dispozici potřebné pracovní pomůcky atd. Patří sem také některé firemní benefity jako např. příspěvek na stravování, na dopravu, na dovolenou, nadstandardní zdravotní péče apod.

Další úrovní lidských potřeb jsou potřeby jistoty a bezpečí. I když v dnešním světě není nic zcela jisté, přece člověk potřebuje alespoň nějaké jistoty v životě mít. Potřebuje vědět, na co se může spolehnout, s čím může počítat. Potřebuje se cítit v bezpečí. Čím můžeme motivovat lidi na této úrovni potřeb? Tady je důležité například to, zda má člověk pracovní smlouvu na dobu určitou či neurčitou. Zda ví, jak si v práci stojí a zda s ním jeho nadřízený i do budoucna počítá – potřebuje tedy dostávat pravidelnou zpětnou vazbu. Pocit jistoty silně ovlivňují i informace o současné situaci, budoucnosti a perspektivách firmy – bude tady firma i za rok, za pět let? Je o její služby či výrobky zájem? Na jak dlouho dopředu má nasmlouvané zakázky? Jaká je její ekonomická situace? Z firemních benefitů sem patří třeba příspěvek na penzijní připojištění nebo kapitálové životní pojištění. To jsou faktory, které ovlivňují naše psychologické bezpečí. Pro potřebu bezpečí na fyzické úrovni je ještě důležité, jak se firma stará o bezpečnost svých zaměstnanců, zda jim poskytuje potřebné ochranné pomůcky, dbá na dodržování bezpečnostních předpisů, předchází pracovním úrazům apod.

Další vyšší úrovní jsou sociální potřeby. Lidé chodí do práce nejen pro peníze, ale také aby byli mezi lidmi. Každý člověk má potřebu být součástí nějakého většího celku, skupiny, týmu. Potřebuje tam mít svoje místo a být tam respektován druhými lidmi. Potřebuje zažívat pozitivní mezilidské vztahy. Čím může firma motivovat lidi na této úrovni? Například tím, že dává lidem příležitost lépe se poznat i po mimopracovní stránce na různých společných akcích, večírcích, sportovních utkáních, teambuildingových aktivitách … Nemusí jít ani o nějakou velkou organizovanou akci, stejný účel plní i spontánní aktivity pracovních týmů, když se např. občas lidi seberou a jsou spolu po práci na pivo. Důležitou motivační úlohou manažerů na této úrovni je péče o zdravou atmosféru a mezilidské vztahy v týmu. K tomu můžou přispět správným výběrem lidí do týmu, včasným řešením případných neshod a konfliktů apod.

Čtvrtou úrovní lidských potřeb je potřeba ocenění a uznání. Abychom si mohli vážit sami sebe, potřebujeme vědět, že i druzí lidé si nás váží, že nás uznávají, že oceňují to, co děláme a v čem jsme dobří. V práci na této úrovni funguje pohyblivá složka mzdy (prémie, odměny apod.), ale pouze pokud je přímo navázaná na individuální výkon a výsledky pracovníka. Důležitá je zde opět zpětná vazba od vedoucího: zda si povšimne dobré práce a dokáže za ni lidi ocenit, zda nepovažuje dobré výsledky za samozřejmost a umí lidi pochválit. Odměnou za dobrou práci nemusí být zdaleka jenom peníze nebo pochvala. Může to být například přidělení zajímavého pracovního úkolu, možnost účasti na vzdělávací akci, pozvání na oběd, drobný dárek, zveřejnění dobrých výsledků ve firemním časopise …

Na vrcholku hierarchie lidských potřeb se nachází potřeba seberealizace. Potřebujeme ve svém životě – a tedy i v práci – využít své schopnosti a dovednosti, své silné stránky. Potřebujeme vnímat, že naše práce má smysl a potřebujeme vidět výsledky, které jsou za námi. Potřebujeme také růst, rozvíjet se, učit se nové věci. Jaké motivační nástroje může firma využít na této úrovni? Může například – pokud je to možné – přizpůsobit pracovní náplň způsobilostem pracovníka, aby co nejlépe využila jeho silné stránky. Může lidem ukazovat, jaký je význam, smysl a širší souvislosti jejich práce. Na této úrovni funguje také péče firmy o rozvoj a vzdělávání pracovníků – kurzy, školení, stáže, mentoring, koučování … Patří sem také možnost pracovního postupu nebo rotací.