Jak získat a udržet soustředění skupiny během porady, workshopu či jiného facilitovaného setkání? Jak zabránit tomu, aby účastníci odbíhali od tématu a zabývali se něčím jiným, než je potřeba? Jak dovést setkání k úspěšnému naplnění jeho cíle? To jsou otázky, které si klade každý facilitátor.

Soustředění účastníků je nezbytné pro dobrou a efektivní práci skupiny. Jak jej tedy získat, udržet, případně obnovit, pokud se dočasně někam vytratilo?

Pojďme se nejdříve podívat, co může soustředění jednotlivých účastníků a celé skupiny bránit:

• chybějící orientace: Co a proč teď vlastně děláme? Jak to souvisí s tím, proč jsme tady?
• nejasné pokyny a instrukce: Co máme teď dělat? Co se od nás očekává?
• příliš dlouhé bloky,
• jednotvárnost - pracuje se stále stejným způsobem,
• odbočování k nesouvisejícím tématům, "rozpliznutí" diskuse,
• rušivé vnější podněty a vlivy.

Když si to přeložíme do pozitivního jazyka, co tedy účastníci facilitovaného setkání potřebují, aby dokázali udržet pozornost?

Jasnou orientaci

Na začátku setkání jste dohodli a s účastníky si odsouhlasili program. Účastníci by tedy měli vědět, co a proč budete na setkání dělat. Ale zejména pokud je setkání delší, mohou se účastníci začít trochu ztrácet. Proto je třeba jejich orientaci v tom, co se dějě, průběžně obnovovat. Jak na to?

Rozdělte program na jasně vymezené body nebo bloky. Jednotlivé bloky by neměly být příliš dlouhé, lidé se dokážou plně soustředit max. 45 minut.

Při přechodu od jednoho bodu programu k dalšímu používejte přechodníky. Přechodník je krátký vstup facilitátora, který má tři části:

1. Shrnutí: rychle a stručně shrňte a zhodnoťte, co jste dosud udělali. Např.: "Právě jsme si popsali současný stav našeho nákupního procesu, a vytvořili jsme dva seznamy - silné a slabé stránky".
2. Náhled: stručně popište, co bude skupina nyní dělat. Např.: "Naším dalším krokem bude popsat cílový stav - jak chceme, aby tento proces v naší firmě probíhal".
3. Celkový obraz: vysvětlete, jak následující bod programu zapadá do celkového záměru sezení. Např.: "To je důležité proto, abychom dokázali určit způsoby, jak tento proces vylepšit, což je hlavním cílem našeho dnešního setkání".

Přechodník slouží jako kontrolní bod, díky němuž si všichni účastníci uvědomí, že jste ukončili jednu část programu a přecházíte k další. Přechodníky je vhodné zařadit také před přestávkou a po přestávce, abychom pomohli účastníkům "navázat nit".

Jasné pokyny a instrukce

Když zahajujete novou aktivitu, do které se mají účastníci zapojit, je důležité, aby všichni rozuměli tomu, co a proč teď mají dělat. Instrukce facilitátora by měly zahrnovat tyto důležité body:

1. Uveďte celkový účel aktivity (proč to budete dělat). Například: "Za chvíli se pustíme do shromažďování vašich návrhů na změny. Ale abychom zaručili, že se všichni dostanou ke slovu, rozdělíme se nejdřív na menší skupinky."
2. Pokud je to možné, použijte jednoduchý příklad nebo přirovnání. Např.: "Poslanci v parlamentu také nejdřív diskutují návrhy zákonů v přípravných výborech, než se o nich hlasuje na plénu".
3. Popište účastníkům, jak mají postupovat. Např.: "Vytvoříme teď čtyři skupiny po pěti účastnících. A rozdělíme se tak, že ... Dáme si na to tři minuty."
4. Požádejte o dotazy, ověřte si porozumění. Např.: "Máte k tomu nějaké otázky? Než začneme, potřebujete k tomu ještě nějaké informace?" Neptejte se lidí "Je vám to jasné?" nebo "Rozuměli jste tomu všichni?", protože téměř vždycky dostanete odpověď "ano", i když to třeba vůbec jasné není. Lidé většinou nechtějí přiznat, zvláště před ostatními, že něčemu nerozumí.
5. Dejte pokyn k zahájení aktivity. Např.: "Tak pozor, začínáme .... teď!"

Porozumění instrukcím můžete u účastníků podpořit tím, že použijete vizualizaci - nějaký obrázek, schéma, nákres. Užitečné jsou také jakékoliv příklady nebo analogie, které účastníkům pomůžou lépe pochopit, co po nich budete chtít.

Pestrost

Při střídání bodů programu střídejte také postupy a techniky práce. Brainstorming je skvělá technika, ale když se opakuje během jednoho workshopu už popáté, začne to účastníky nudit. Rozdělujte účastníky do dvojic, trojic či různě velkých skupinek. Obměňujte složení těchto skupinek. Zařazujte odlehčovací aktivity a hravé prvky. Používejte různé způsoby vizualizace - psaní na flipcharty, nalepovací lístečky, šipky, tabulky, grafy, nalepování papírů na stěny ... Samozřejmě nezapomeneme na dostatek přestávek.

Udržení směru

Během diskuse se pravděpodobně vynoří témata, která mohou být také důležitá, ale s cílem vašeho setkání přímo nesouvisí. Někteří účastníci mohou mít tendenci odbíhat od tématu, nebo navrhovat další body programu, se kterými jste původně nepočítali. Jak se s tím vypořádat a udžet skupinu na správné cestě? Mohou vám pomoci například tyto facilitační techniky:

Parkoviště

Na začátku setkání vyvěste na stěnu čistý list papíru a označte jej jako parkoviště. Řekněte účastníkům, že na něj budete zaznamenávat všechny nápady a myšlenky, na které nebude čas a prostor na tomto setkání, ale které by neměly zapadnout. Když pak někdo z účastníků přijde s námětem, který není "k věci", můžete zareagovat například: "To je dobrý podnět, děkuji za něj. Můžeme ho teď zapsat na parkoviště, abychom na něj nezapomněli, a pak se vrátit zpět k našemu tématu?" Na konci setkání pak projděte s účastníky všechny body, které se ocitly na seznamu, a dohodněte, jak s nimi dál naložíte.

Rozhodnutí skupiny

Zařazení dalšího bodu nebo námětu do programu můžete nechat na rozhodnutí skupiny, např.: "To, co navrhujete, by byla odbočka od našeho hlavního programu, ale pokud s tím skupina bude souhlasit, můžeme to tak udělat. Kolik času na to podle vás budeme potřebovat? ... Skupino, souhlasíte s tím, že budeme věnovat následujících ... minut debatě o ..., a pak se vrátíme k ...? Kdo je pro? Kdo je proti?"

Směrovací otázky

Účastníkům, kteří svými podněty odbočují od tématu, můžeme položit například následující otázky:

• Jak to, o čem teď mluvíte, souvisí s tématem našeho setkání?
• Jak nám to, co teď navrhujete, pomůže naplnit náš dnešní cíl?
• Jaký má ... vztah k ...?

Vhodné prostředí