Na setkání, které máte v plánu facilitovat, jste se dobře připravili a sestavili jste si skvělý program. Nyní nastal ten okamžik, kdy se pozvaní účastníci scházejí. Co teď? Jak setkání co nejlépe zahájit?

Tajemství dobrého úvodu

Úvodní část setkání bývá klíčová pro celý jeho další průběh. Jak účastníky pozitivně naladit? Jak je získat pro podporu vašeho programu a cílů? Jak je vtáhnout a zapojit do hry?

Čím tedy - po úvodním pozdravu a přivítání účastníků - začít?

Zdálo by se logické začít představením programu, protože ten odpovídá na otázku "Co tady budeme dnes dělat?".

Zkušení facilitátoři ale vědí, že účastníci ještě před tím potřebují znát odpovědi na tyto otázky:

• Proč se toto setkání koná?
• Čeho máme na jeho konci dosáhnout?
• Proč tady jsem právě já? Jaká je moje role?
• Proč bych do toho měl investovat svůj čas a energii?

Čtyři základní cíle dobrého úvodu

Vaše úvodní slova by tedy měla naplnit čtyři základní cíle:

1. Informovat účastníky o celkovém účelu, záměru či cíli setkání

Např.: "Děkuji vám všem, že jste přijali mé pozvání na tot setkání. Na začátek bych vám ráda vysvětlila, proč tady jsme. Jak všichni víte, máme výrazné problémy s naším procesem adaptace nových zaměstnanců. Fluktuace nově příchozích je vysoká, téměř 10% nových zaměstnanců od nás odchází ještě v průběhu zkušební doby. To chceme změnit. Dnes jsme tady proto, abychom navrhli nový způsob řízení adaptačního procesu".

2. Nadchnout a zaujmout účastníky

tím, že jim ukážete kýžený výsledek a výhody, které jim toto setkání - pokud bude úspěšné - přinese.

Např.: "Pokud uspějeme a odvedeme dnes svou práci dobře, budeme mít jasně popsaný adaptační proces s jasně nastavenými pravidly. Všichni vedoucí pracovníci budou přesně vědět, co mají dělat, když k nim nastoupí nový pracovník. Naši noví kolegové budou přesně vědět, co se mají v průběhu zkušební doby naučit a zvládnout, kdo a jak jim v tom pomůže, a budou dostávat průběžnou zpětnou vazbu. Díky tomu se nám už nebude stávat, že si lidé stěžují, že byli hození do vody a nikdo se jim pořádně nevěnoval. A určitě nám to pomůže snížit počet nežádoucích odchodů v průběhu zkušební doby".

3. Zplnomocnit účastníky

tím, že s nimi proberete roli, kterou v procesu hrají, a proč byli k účasti vybráni právě oni.

Např.: "Vy, jak tady dnes sedíte, jste byli vedením firmy vybraní, abyste se tohoto důležitého úkolu zhostili. Všichni jste zkušení vedoucí pracovníci a věřím, že právě vaše názory a doporučení nám pomůžou nastavit nový proces opravdu kvalitně".

4. Zapojit účastníky hned v počátku

tím, že se jich zeptáte na jejich osobní cíle a dáte jim najevo, že budou brány v potaz jejich potřeby a přání.

Např.:"Máte příležitost ovlivnit, jak bude v naší firmě probíhat proces adaptace a zapracování nových zaměstnanců. Zkuste teď na chvíli zapřemýšlet, co to přinese každému z vás, když se nám to podaří? A co by bylo pro vás osobně dobrým výsledkem tohoto setkání?"

Dohoda na programu setkání

Teprve poté je čas věnovat se programu setkání. Jako facilitátor tady máte dvě možnosti:

• buď účastníkům představíte vámi předem připravený program a získáte pro něj jejich podporu, požádáte je o případné doplnění a odsouhlasení,
• nebo sestavíte program na místě s účastníky.

Pokud máte předem připravený program, je důležité, abyste účastníkům ukázali a vysvětlili, jak každý z bodů programu přispěje k celkovému cíli a záměru setkání.

Pokud sestavujete program na místě s účastníky, ptejte se jich:

• Co by mělo být hlavními výstupy nebo výsledky setkání?
• Na jakou otázku potřebujeme znát na konci tohoto setkání odpověď?
• Co si potřebujeme ujasnit, abychom na tuto otázku dokázali odpovědět?
• O jakých klíčových věcích bychom tu měli diskutovat?
• Na čem se potřebujeme shodnout?

Nastavení pravidel

I když pracujete s týmem, jehož účastníci se už nějakou dobu znají, osvědčuje se věnovat chvíli času na začátku setkání nastavení pravidel - jak se k sobě navzájem během setkání chceme chovat, jak spolu chceme jednat. Dohodnutá pravidla se mohou týkat:

Organizace a času

např. jak dlouho budeme pracovat, kdy bude konec, kdy budou přestávky, jak budeme hlídat čas, jak budeme eliminovat rušivé vlivy, kdo a jak bude dělat zápis ...

Zapojení a aktivity účastníků

např. jak umožníme, aby se všichni mohli vyjádřit, abychom si neskákali do řeči, abychom mluvili k věci, jak budeme dospívat ke shodě nebo k rozhodnutí ...

Bezpečí účastníků

např. jak si budeme navzájem dávat zpětnou vazbu a vyhneme se kritice a vzájemnému napadání, kdo a jak bude seznámen s výstupy, co chceme, aby zůstalo mezi námi ...

Představení účastníků

Tento bod potřebujeme do úvodní části zařadit, pokud se účastníci - nebo část z nich - vzájemně neznají, nebo pokud se neznají příliš dobře. Pro vzájemné představení a seznámení účastníků existuje mnoho technik - od těch formálních až po ty vyloženě hravé a zábavné. Obecně platí, že čím lépe se lidé navzájem znají a čím více toho o sobě navzájem vědí, tím lépe se jim spolu v průběhu setkání spolupracuje. Já s oblibou používám techniky, které účastníkům pomohou najít, co mají společného - to lidi velmi sbližuje!

Vhodný způsob zvolíme také s ohledem na čas, který si na představení účastníků vyhradíme, a ten by měl být úměrný celkové plánované době setkání. Pokud například zahajujeme spolupráci na náročném půlročním projektu, můžeme seznamováním strávit klidně půl dne. Pokud facilitujeme tříhodinový workshop, vyhradíme si na představení max. 15 minut.

Připravte si úvod

Jak tedy vidíte, dobré zahájení má celou řadu důležitých cílů, a sestává se z celé řady kroků. Můžete samozřejmě spoléhat na to, že jste dobrý a pohotový řečník, a že vás všechna správná slova a věty napadnou na místě, až budete stát před účastníky setkání. Ale většině lidí se stává, že "v zápalu boje", nebo třeba pod vlivem počáteční trémy, neřeknou všechno, co na úvod říci chtěli, a pak už může být pozdě se k tomu vracet. Proto velmi doporučuji udělat si přípravu a napsat si body vašeho úvodu na papír. Někteří facilitátoři doporučují naučit se svoji úvodní řeč nazpaměť.

To vám umožní nesoustředit se hlavně sami na sebe, ale hned od začátku se soustředit na účastníky a na navázání vztahu s nimi.

Mnoho úspěchů při vedení facilitovaných setkání vám přeje váš kouč Irma Bohoňková!